内容証明郵便の書き方・ルール／内容証明郵便相談室

内容証明郵便とは

内容証明郵便の書き方

用紙

用紙の種類や大きさに制限はありません。便せん、原稿用紙、コピー用紙、市販されている内容証明用紙など、どの用紙でもかまいません。
筆記用具にも制限はありませんが、手書きの場合は、鉛筆ですと消したり改ざんできるので、ボールペンや万年筆がいいでしょう。パソコンやワープロで作ってもＯＫです。

文字数の制限

・縦書きの場合
1枚に、1行20字以内、26行以内と決まっています。
この制限内であれば、1行に15字でも1枚に20行でもかまいません。

・横書きの場合
1枚に、1行20字以内、26行以内ほか、1行13字以内、1枚40行以内、あるいは1行26字以内、1枚20行以内のいずれでもかまいません。

なお、注意する点は、句読点やかっこも１字と計算されることです。
また、インターネットで送付する電子内容証明郵便の場合は、文字数や行数の制限ではなく、文書の余白範囲や文字ポイントの大きさや最大ページ数の制限があります。

文字の種類の制限

内容証明郵便に使用できる文字は決まっています。
・ひらがな、カタカナ
・漢字
・数字
です。
英字は、名前や地名、会社名など固有名詞だけ使えます。英文は認められていません。
記号（㎏、㎡、㎜、№など）は１字として扱いますが、使えない記号もあるので、なるべく記号は使わないほうが無難です。

枚数

内容証明郵便に枚数の制限はありません（電子内容証明郵便には最大ページ数があります）。
書面で送る場合は２枚以上になったら、ホッチキスやのりで綴じて、そのつなぎ目に差出人が押印します。これを契印または割印といいます。これを、すべてのページに行います。
印鑑は、認印でかまいません。また、差出人の所に押印する場合は同じ印鑑を使います。

差出人と受取人

内容証明郵便の本文の最後か最初に、相手の住所氏名と自分の住所氏名を書き押印します。

訂正方法

手書きの場合やパソコンなどで作成し印刷後に訂正する場合などは、その訂正の方法が決められています。
間違えた場合は、その部分に二重線を引きます。その抹消した部分の隣の余白に修正した文字を書き、縦書きの場合はその上（下も可）の余白に「○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。
横書きの場合はその右側（左側も可）の余白に「○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。
また、欄外でなく末尾などに書く場合は、「△行目○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。
複数の箇所を訂正する場合はそのつど訂正印を押します。

同封について

内容証明郵便の封筒には、本文以外の書類や写真、図表などを同封することはできません。

その他の留意点

・タイトルは、通知書、請求書、催告書、通告書など、何でもかまいません。なくてもＯＫです。
・時候の挨拶は不要です。書いてもかまいませんが、通知文の内容を考えて決めます。
・あいまいな表現、抽象的な表現は誤解の元になるので、文章は正確に、できるだけ短く、明確に書きます。
・自分に都合の悪いことは書かないことです。内容証明郵便は自分に有利にも、逆に不利にもなる証拠となります。
・法律知識を用いる場合、中途半端な理解で書くと、相手に反論される材料になってしまいます。
・日付は文書に記入するようにします。